لا توجد مدة ثابتة واحدة. قد تحتفظ العيادة ببيانات جواز السفر والهوية والسفر التي تقدمونها في إطار السياحة العلاجية في تركيا لفترات مختلفة، تبعًا لما إذا كانت مخصصة لتخطيط العلاج فقط، أو للإبلاغ الرسمي، أو للسجلات المالية، أو لإدارة الإجراءات القانونية المحتملة. وعند تحديد مدة الاحتفاظ بالبيانات، يجب على العيادة أو الجهة الوسيطة للسياحة العلاجية أو أي شركة أخرى تعمل معها مراعاة التشريعات ذات الصلة، والغرض من معالجة البيانات، وسياسات الاحتفاظ المعتمدة لديها.
لذلك، لا يكون من الدقيق تحديد عدد معين من السنوات أو الأشهر من دون مراجعة المستندات ذات الصلة. والطريقة الأكثر موثوقية هي أن تسألوا كتابيًا عن الغرض من معالجة بياناتكم، وكيفية تحديد مدة الاحتفاظ بها، والإجراء الذي سيُتخذ عند انتهاء هذه المدة.
العوامل التي تحدد مدة الاحتفاظ ببيانات جواز السفر
تُعد أرقام جواز السفر والهوية، وتاريخ الميلاد، والجنسية، وبيانات الدخول والمغادرة، ومعلومات الاتصال، بيانات شخصية في معظم الحالات. وعند تقييمها مع معلومات العلاج، تصبح صلة الملف بخدمات الرعاية الصحية أقوى، وقد ينشأ عنها نطاق أكثر حساسية من البيانات.
يُتوقع أن تعالج العيادة هذه المعلومات لغرض محدد ومشروع. فقد تشمل الأغراض المختلفة، على سبيل المثال، التحقق من الهوية عند تقديم الطلب الأول، وربط ملف العلاج بالشخص الصحيح، وتنسيق الإقامة أو النقل، وإعداد التقارير الرسمية، وإصدار الفواتير، وإدارة السجلات الطبية. وقد لا تتطلب جميع هذه الأغراض مدة الاحتفاظ نفسها.
- غرض العلاج والسجلات الطبية: قد يلزم ربط سجلات الفحص والإجراء والموافقة والمتابعة بالشخص الصحيح. ولا يعني الاحتفاظ بهذه السجلات تلقائيًا الاحتفاظ بنسخة جواز السفر إلى أجل غير محدد.
- التحقق من الهوية والأمان: قد تعالج المؤسسة بعض بيانات الهوية للتحقق من تقديم الخدمة إلى الشخص الصحيح أو للحد من مخاطر التزوير.
- السجلات المالية والمحاسبية: قد يتم الاحتفاظ بالمستندات المرتبطة بالدفع أو الفاتورة أو العقد بعد اكتمال العلاج، بسبب الالتزامات المالية ذات الصلة.
- الإبلاغ الرسمي وإجراءات السياحة العلاجية: بحسب طبيعة الخدمة الصحية ودور المؤسسة، قد تتم مشاركة بعض المعلومات مع الجهات المختصة أو الاحتفاظ بها لأغراض إعداد التقارير.
- النزاعات والمطالبات القانونية: في حال وجود شكوى أو نزاع بشأن الدفع أو مطالبة مرتبطة بالإجراء الطبي، قد تُحفظ البيانات لفترة أطول بالقدر المعقول والضروري لأغراض الدفاع أو المطالبة بالحقوق.
وبما أن هذه الفئات قد تكون مستقلة عن بعضها، فلا يمكن استنتاج قاعدة عامة مفادها أن جميع البيانات تُحذف فور انتهاء العلاج، أو أن بيانات جواز السفر تُحفظ لسنوات في جميع الحالات.
ما التوضيحات التي ينبغي طلبها بموجب قانون KVKK؟
يكتسب قانون حماية البيانات الشخصية (KVKK) واللوائح الثانوية ذات الصلة أهمية في ما يتعلق بمعالجة البيانات الشخصية في تركيا. ولا يحدد قانون KVKK جدولًا زمنيًا موحدًا للاحتفاظ ينطبق على جميع المؤسسات ولكل نوع من البيانات. بل يضع إطارًا يتطلب تقييم غرض المعالجة، والأساس القانوني، والضرورة، والتناسب بصورة متكاملة.
ينبغي أن يوضح إشعار التنوير المقدم إليكم عادةً هوية مسؤول البيانات، والبيانات التي تتم معالجتها، وأغراض المعالجة، والجهات التي قد تُنقل إليها البيانات، وطريقة جمعها. وإذا لم تُذكر مدة الاحتفاظ أو طريقة تحديدها بوضوح، يمكنكم طلب توضيح هذه النقطة بشكل منفصل.
إن قول مقدم الخدمة إنكم منحتم الموافقة، ولذلك يمكنه الاحتفاظ بالبيانات للمدة التي يريدها، لا يُعد توضيحًا كافيًا بحد ذاته. فقد تكون الموافقة الصريحة أحد الأسس القانونية المستخدمة في بعض حالات معالجة البيانات، لكنها لا تعني منح صلاحية غير محدودة للاحتفاظ بها في كل عملية. ومن المتوقع الاحتفاظ بالبيانات بقدر يرتبط بالغرض ويكون ضروريًا ومتناسبًا معه.
قائمة تحقق لطرحها كتابيًا على العيادة
إن توجيه الأسئلة التالية عبر البريد الإلكتروني أو قناة الاتصال الرسمية للمؤسسة عند تقديم الطلب الأول أو بعد العلاج، ينشئ سجلًا أكثر أمانًا مقارنة بالاكتفاء بالتوضيحات الشفهية:
- ما الأغراض المحددة التي تتم معالجة بيانات جواز سفري أو هويتي من أجلها؟
- من هو مسؤول البيانات الخاص بي؟ وإذا كانت العيادة والشركة الوسيطة مؤسستين مختلفتين، فما دور كل منهما؟
- هل هناك حاجة فعلية إلى نسخة كاملة من جواز سفري، أم يكفي تسجيل معلومات محددة فقط؟
- ما مدة الاحتفاظ أو معيار الاحتفاظ المنفصل لكل من صورة جواز السفر ورقم الهوية وبيانات السفر؟
- إلى أي شركات أو مؤسسات صحية أو مقدمي خدمات إقامة أو نقل قد تُنقل بياناتي؟
- هل تُرسل بياناتي إلى نظام أو خدمة سحابية أو شركة تابعة خارج تركيا؟
- كيف يتم حذف بياناتي أو إتلافها أو جعلها مجهولة عند انتهاء مدة الاحتفاظ بها؟
- هل يمكنني طلب حذف نسخة جواز السفر أو تقييد الوصول إليها بعد انتهاء غرض المعالجة؟
- ما قناة الإبلاغ التي ينبغي استخدامها في حال حدوث خرق للخصوصية أو إرسال البيانات إلى الشخص الخطأ؟
إن الحصول على إجابات هذه الأسئلة قبل بدء العلاج يسهل عليكم معرفة المؤسسة المسؤولة لاحقًا. وإذا طُلب منكم إرسال وثيقة الهوية عبر تطبيق للمراسلة، فاطلبوا أيضًا توضيحًا بشأن أمان القناة، وصلاحيات الوصول، والأشخاص الذين يمكنهم الاطلاع على الملف.
طلب حذف بياناتكم أو تقييد الوصول إليها
قد تختلف حقوق التقدم بالطلبات بموجب قانون KVKK بحسب الحالة، إلا أنه قد تتاح لكم إمكانية طلب معلومات عن البيانات الشخصية المعالجة، وطلب تصحيحها، وطلب حذفها أو إتلافها أو جعلها مجهولة عند تحقق الشروط. ولا يعني وجود حق التقدم بالطلب قبول كل طلب تلقائيًا.
إذا كان على المؤسسة الاحتفاظ بالبيانات بسبب التزام قانوني، أو ضرورة مستمرة للاحتفاظ بالسجلات الطبية، أو حماية حق من الحقوق، فقد يُرفض طلب الحذف كليًا أو جزئيًا. وفي هذه الحالة، يمكنكم طلب توضيح كتابي يبين البيانات التي سيستمر الاحتفاظ بها وسبب ذلك، والجهات التي سيقتصر الوصول إليها.
عند تقديم طلبكم، اذكروا بوضوح المستندات التي شاركتموها ومتى شاركتموها، والنظام الذي تعتقدون أنها محفوظة فيه، ونطاق طلبكم. وقد يكون لدى المؤسسة أسلوب رسمي خاص لتقديم الطلبات؛ وينبغي التحقق من هذا الأسلوب وبيانات الاتصال المحدثة مباشرةً من إشعار التنوير الخاص بمسؤول البيانات أو من قنواته الرسمية.
نقل البيانات دوليًا والجهات الخارجية
إذا كنتم تقيمون خارج تركيا، فمن المهم أن تسألوا بشكل منفصل عما إذا كانت بياناتكم ستُنقل من العيادة الموجودة في تركيا إلى دولة أخرى. فقد تكون العيادة أو الجهة الوسيطة أو مركز الاتصال أو مزود التخزين السحابي أو شركة التأمين موجودة في دول مختلفة. وفي هذه الحالة، ينبغي توضيح الغرض من النقل، والبيانات التي ستُرسل، والإطار القانوني المستخدم لإجراء النقل.
إن الاحتفاظ بنسخة جواز السفر والتقارير الطبية في سلسلة البريد الإلكتروني نفسها أو في مجلد مشترك على الإنترنت، ومنح عدد أكبر من اللازم من الأشخاص صلاحية الوصول، قد يزيد من مخاطر الوصول غير الضروري. ويمكنكم طلب استبعاد الجهات التي لا تحتاج إلى البيانات لأغراض العلاج من عملية المشاركة، وقصر الوصول على ما تقتضيه المهام.
مخاطر نسخة جواز السفر التي ينبغي الانتباه إليها
لا تقتصر نسخة جواز السفر على تأكيد اسمكم، بل قد تتضمن أيضًا رقم الوثيقة وتاريخ الميلاد والجنسية ومعلومات الهوية المرئية. لذلك، لا توافقوا على العبارات العامة التي تتضمن الاحتفاظ إلى أجل غير محدد أو المشاركة غير المحدودة قبل فهم الغرض الذي تحتاج المؤسسة الوثيقة من أجله.
اقرؤوا إشعار التنوير وسياسة الخصوصية وعقد الخدمة، إن وجد، قبل إرسال الوثيقة. وإذا كانت مدة الاحتفاظ غير واضحة، فلا تكتفوا بعبارة شفهية مثل محدود بمدة العلاج؛ بل اطلبوا تأكيدًا كتابيًا للمعيار الذي تُحدد على أساسه المدة، وللبيانات التي سيستمر الاحتفاظ بها بعد اكتمال الإجراء.
المعلومات الواردة في هذه الصفحة مخصصة للتوعية العامة ولا تحل محل الاستشارة القانونية. وإذا كنتم تواجهون طلب حذف محددًا، أو خرقًا للبيانات، أو مشكلة تتعلق بنقل البيانات عبر الحدود، فراجعوا المصادر الرسمية المحدثة، واستعينوا عند الحاجة برأي خبير مستقل يعمل في مجال قانون البيانات الشخصية في تركيا.
أسئلة ذات صلة بهذا الموضوع
- لأي أغراض ومع من يمكن مشاركة معلوماتي الصحية في تركيا؟
- هل يمكنني طلب حذف التقارير الطبية التي أرسلتها إلى العيادة؟
- كيف يمكنني معرفة ما إذا كان وسيط السياحة العلاجية مسؤولًا عن البيانات أم معالجًا لها؟