Was tun, wenn die Klinik eine Banküberweisung nicht findet?

Wenn die von Ihrem Konto überwiesene Zahlung in den Unterlagen der Klinik nicht erscheint, senden Sie den Betrag nicht sofort erneut. Bitten Sie zunächst Ihre Bank um offizielle Transaktionsinformationen, aus denen hervorgeht, in welchem Bearbeitungsstadium sich die Überweisung befindet, und leiten Sie diese Unterlagen an die Buchhaltung der Klinik weiter. Das Geld ist möglicherweise aufgrund fehlerhafter Transaktionsdaten, Gebühren einer zwischengeschalteten Bank, einer abweichenden Währung, nicht übereinstimmender Empfängerkontodaten oder bankinterner Bearbeitungszeiten noch nicht auf dem Konto der Klinik sichtbar.

Das bedeutet allein noch nicht, dass die Zahlung verloren gegangen ist. Dennoch ist es wichtig, sich nicht mit mündlichen Erklärungen zufriedenzugeben, sondern sowohl von Ihrer Bank als auch von der Klinik schriftliche Unterlagen und eine Nachverfolgungsnummer zu erhalten. Ob eine Rückerstattung, die Aufhebung einer Sperre oder eine erneute Überweisung möglich ist, hängt von der Prüfung durch die Banken, den Überweisungsbedingungen und Ihrer schriftlichen Vereinbarung mit der Klinik ab.

Gründe, warum eine internationale Überweisung nicht auf dem Klinikonto erscheint

Eine internationale Geldüberweisung ist möglicherweise kein einstufiger Vorgang, der nur zwischen Ihrer Bank und der Bank der Klinik abgewickelt wird. Die Überweisung kann über die Absenderbank, eine oder mehrere zwischengeschaltete Banken und die Empfängerbank in der Türkei laufen. Jede Prüfung oder Unstimmigkeit in dieser Kette kann dazu führen, dass die Zahlung verspätet im Buchhaltungssystem der Klinik erscheint.

Prüfen Sie insbesondere die folgenden möglichen Ursachen:

• Die Geschäftsbezeichnung des Empfängers, der Kontoinhabername oder die Bankkontonummer stimmen möglicherweise nicht mit den Angaben im Überweisungsauftrag überein.
• IBAN, SWIFT/BIC oder Angaben zur Bankfiliale könnten fehlen oder falsch eingegeben worden sein.
• Da Gebühren zwischengeschalteter Banken abgezogen wurden, ist möglicherweise ein geringerer Betrag als erwartet bei der Klinik eingegangen.
• Die gesendete Währung könnte von der Währung abweichen, die das Konto der Klinik akzeptiert.
• Die Bank hält die Überweisung möglicherweise aufgrund von Prüfungen zur Compliance, zu Sanktionen, zur Identität oder zum Verwendungszweck zurück.
• Wegen eines Wochenendes, Feiertags, bankinterner Annahmeschlusszeiten oder internationaler Zahlungsfristen könnte das Valutadatum noch nicht erreicht sein.
• Die Überweisung ist möglicherweise auf dem Konto der Klinik eingegangen, konnte aber wegen fehlender Angaben wie Patientenname, Aktennummer oder Rechnungsreferenz von der Buchhaltung nicht zugeordnet werden.
• Die Zahlung wurde möglicherweise nicht auf ein auf den Namen der Klinik registriertes Konto, sondern auf ein Konto eines Vermittlungsunternehmens, einer Gesundheitstourismusagentur oder einer anderen juristischen Person überwiesen.

Welche dieser Möglichkeiten zutrifft, lässt sich allein anhand des Überweisungsbelegs nicht abschließend feststellen. Der Beleg kann zeigen, dass die Überweisung veranlasst wurde; er beweist jedoch nicht allein, dass die Empfängerbank das Geld angenommen oder es dem Klinikonto gutgeschrieben hat.

Welche Bankunterlagen Sie für die Überweisungsnachverfolgung anfordern sollten

Wenden Sie sich zunächst an die Bank, von der Sie das Geld überwiesen haben. Teilen Sie der Bank klar mit, dass der Betrag von Ihrem Konto abgebucht wurde, die Empfängerinstitution die Zahlung jedoch nicht finden kann, und bitten Sie um eine offizielle Nachverfolgung des Vorgangs. Fordern Sie nicht nur eine allgemeine Antwort wie „Vorgang abgeschlossen“ an, sondern detaillierte Angaben, mit denen sich die Überweisung verfolgen lässt.

• Transaktionsreferenznummer und Eintrag zur Überweisungsnachverfolgung bei der Bank
• UETR oder eine vergleichbare eindeutige Nachverfolgungsnummer, sofern diese bei internationalen Überweisungen verwendet werden kann
• SWIFT-Nachricht oder eine von der Bank ausstellbare Überweisungsbestätigung
• Überweisungsdatum, Valutadatum, gesendete Währung und Bruttobetrag
• Vorliegende Angaben zur Empfängerbank, zu zwischengeschalteten Banken und zum Status des Vorgangs
• Aufschlüsselung der Gebühren, die von der Absender-, Zwischen- oder Empfängerbank erhoben wurden
• Informationen darüber, ob der Vorgang aussteht, abgelehnt, zurückerstattet, abgeschlossen oder noch geprüft wird

Ihre Bank darf bestimmte Unterlagen möglicherweise nur Ihnen als Kontoinhaber oder einer von Ihnen bevollmächtigten Person zur Verfügung stellen. Geben Sie beim Teilen mit der Klinik keine unnötigen persönlichen Bankdaten weiter; Sie können Kontostand, Kartendaten oder Informationen zu anderen Transaktionen schwärzen. Achten Sie darauf, dass Transaktionsdatum, Betrag, Empfängerangaben und Referenznummer auf dem Bankdokument gut lesbar sind.

Schriftliche Zahlungsmitteilung an die Klinikbuchhaltung

Senden Sie der Klinik eine schriftliche Mitteilung per E-Mail oder über den von Ihnen genutzten offiziellen Kommunikationskanal. Geben Sie darin das Zahlungsdatum, den Betrag, die Währung, den Namen des Absenders, Ihre Patienten- oder Reservierungsnummer bei der Klinik sowie die Bankreferenz an. Fügen Sie nach Möglichkeit den Überweisungsbeleg und das Dokument zur Überweisungsnachverfolgung derselben Nachricht bei.

Bitten Sie die Klinik, die Zahlung nicht nur beim Empfang oder beim Vertrieb, sondern auch bei der Buchhaltung oder Finanzabteilung zu prüfen. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob die Zahlung auf ein Konto unter der rechtlichen Geschäftsbezeichnung der Klinik, auf ein Konto eines verbundenen Unternehmens oder auf das Konto eines Gesundheitstourismusvermittlers überwiesen wurde. Wenn der Kontoinhabername von der Partei auf der Ihnen übermittelten Rechnung oder im Vertrag abweicht, fordern Sie ein Dokument an, das diese Abweichung erklärt.

Sie können um eine schriftliche Antwort auf folgende Fragen bitten:

• Ob die Zahlung auf dem Bankkonto der Klinik eingegangen ist
• Mit welchem Betrag und in welcher Währung die Zahlung gegebenenfalls verbucht wurde
• Unter welchem Namen, welcher Aktennummer oder welcher Rechnung die Zahlung zugeordnet wurde
• Ob die Klinik bei der Empfängerbank eine Nachforschung veranlasst hat, falls die Zahlung nicht eingegangen ist
• Wie Termin, Reise oder Behandlungsplanung bis zur Klärung des Vorgangs gehandhabt werden
• Auf welchem schriftlichen Vertrag oder welchen geschäftlichen Bedingungen eine erneute Zahlungsaufforderung beruht

Wie läuft die Nachverfolgung und Rückerstattungsanfrage ab?

Sie können Ihre Absenderbank bitten, eine „Payment Investigation“, eine Überweisungsnachforschung oder eine vergleichbare Prüfung einzuleiten. Die Banken führen dieses Verfahren nach ihren eigenen Regeln durch und müssen möglicherweise auf Antworten zwischengeschalteter Banken warten. Wie lange die Prüfung dauert, hängt von der Route der Überweisung, der Transaktionswährung, den Prüfverfahren der Banken und dem Bearbeitungsstadium ab, in dem der Fehler aufgetreten ist.

Wenn die Überweisung den Empfänger nicht erreicht hat, fragen Sie Ihre Bank, ob ein Rückruf oder eine Rückerstattungsanfrage möglich ist. Eine solche Anfrage bedeutet nicht, dass das Geld mit Sicherheit zurückerstattet wird. Wenn eine andere Bank die Überweisung bereits angenommen oder das Geld auf das Empfängerkonto weitergeleitet hat, hängt das Ergebnis von der Zustimmung der beteiligten Institute und den konkreten Umständen ab.

Wenn Ihnen mitgeteilt wird, dass die Überweisung abgeschlossen ist, die Klinik die Zahlung jedoch nicht anerkennt, bitten Sie die Bank um Informationen zur Zustellung an die Empfängerbank und, sofern möglich, um das Ergebnis der Nachforschung bei der Empfängerbank. Auch die Klinik sollte sich mit ihrer Bank in Verbindung setzen, da die Empfängerbank dem Absender möglicherweise keine direkten Einzelheiten zum Vorgang mitteilen darf. Wenn beide Seiten dieselbe Referenznummer verwenden, lässt sich vermeiden, dass verschiedene Transaktionen miteinander verwechselt werden.

Checkliste vor einer erneuten Zahlung

Bevor Sie der Aufforderung der Klinik zu einer erneuten Zahlung sofort nachkommen, führen Sie die folgenden Prüfungen durch:

• Lassen Sie sich den Status der ersten Überweisung von Ihrer Bank schriftlich bestätigen.
• Vergewissern Sie sich, dass die aktuellen Bankdaten der Klinik mit dem Vertrag, der Rechnung oder der offiziellen Geschäftskorrespondenz übereinstimmen.
• Prüfen Sie Kontoinhaber, IBAN, SWIFT/BIC-Code und Währung über einen unabhängigen Kommunikationskanal.
• Fragen Sie schriftlich nach dem Grund für die neue Zahlungsaufforderung, dem Verbleib der ersten Überweisung und der vorgesehenen Verrechnung beider Zahlungen.
• Wenn die erste Zahlung später gefunden wird, lassen Sie sich vorab schriftlich festhalten, ob der überschüssige Betrag erstattet oder auf eine spätere Leistung angerechnet wird.
• Prüfen Sie im Vertrag, an welche Bedingungen Anzahlungen, Stornierungen, Rückerstattungen und Überweisungsgebühren geknüpft sind.

Seien Sie vorsichtig, wenn neue Bankdaten ausschließlich per E-Mail mitgeteilt wurden. Bestätigen Sie Änderungen der Kontoverbindung erneut über einen bereits verifizierten offiziellen Kommunikationskanal der Klinik. Bei Bankbetrug können echte Nachrichten nachgeahmt werden, um eine Zahlung auf ein anderes Konto zu verlangen. Zeitdruck oder die Aufforderung, Geld auf ein Privatkonto zu überweisen, sind daher wichtige Warnsignale.

Worauf Sie zum Schutz Ihrer Rechte achten sollten

Bewahren Sie bei einem Zahlungsstreit den gesamten Schriftverkehr, Überweisungsbelege, Verträge, Rechnungen, Bankmitteilungen und Antworten der Klinik in chronologischer Reihenfolge auf. Wenn Sie telefoniert haben, kann es hilfreich sein, Datum des Gesprächs, die zuständige Abteilung und die erhaltenen Informationen kurz per E-Mail zu bestätigen und so eine schriftliche Dokumentation zu schaffen.

Gehen Sie nicht automatisch von einer bestimmten Lösung bei Rückerstattung oder Stornierung der Leistung aus. Die geltenden Bedingungen können vom unterzeichneten Vertrag, der schriftlichen Richtlinie der Klinik, dem Status der Überweisung und den gesetzlichen Bestimmungen der jeweiligen Länder abhängen. Wenn das Problem nicht gelöst werden kann, können Sie den offiziellen Beschwerdeweg Ihrer Bank, die zuständige Leitung der Klinik und gegebenenfalls Verbraucher-, Finanzstreit- oder Rechtsberatungsstellen in Ihrem Land prüfen.

Wenn Sie den offiziellen Status von Einrichtungen in der Türkei oder deren Berechtigung zur Erbringung von Gesundheitsleistungen überprüfen möchten, nutzen Sie die aktuellen offiziellen Kanäle der zuständigen staatlichen Stellen. Dieser Inhalt ersetzt keine Rechtsberatung. Besonders bei hohen Beträgen kann es sicherer sein, eine unabhängige Rechts- oder Finanzberatung einzuholen.

Weitere Fragen, die sich nach diesem Zahlungsproblem stellen können

• Welche Kontodaten sollte ich überprüfen, bevor ich eine Banküberweisung an eine Klinik in der Türkei vornehme?
• Wie kann ich Anzahlungs- und Rückerstattungsbedingungen bei der Bezahlung internationaler Gesundheitsleistungen schriftlich absichern?
• Welche Unterlagen sollte ich anfordern, wenn die Zahlungsaufforderung der Klinik nicht mit den Unternehmensangaben im Vertrag übereinstimmt?